Як організувати переїзд офісу, не заважаючи співробітникам?

Переїзд офісу, звичайно ж, складний і відповідальний процес, що вимагає ретельно продуманого підходу. Від того, наскільки ефективно буде сплановано та реалізовано переїзд, залежить не тільки комфорт співробітників на новому місці, а й безперервність бізнес-процесів компанії.

За статистикою, в середньому офіс переїжджає кожні 5-7 років. Це може бути пов'язано з розширенням штату, закінченням терміну оренди, необхідністю оптимізації витрат або поліпшення локації.

Більшість вирішують звернутися до транспортних компаній, що забезпечують послуги офісного переїзду під ключ, наприклад, inka-trans.ua/ofisnyi-pereyizd-kyiv. Однак, навіть звернувшись до профі, Ви маєте враховувати деякі нюанси, які безпосередньо впливають на ефективність процесу.

Як підготувати офіс до переїзду?

1. Насамперед потрібно оцінити масштаб майбутніх робіт. Для цього створіть докладний опис усього офісного майна, включно з меблями, технікою, документами, декором. Це допоможе визначити обсяг перевезення і потребу в пакувальних матеріалах.
2. Щоб полегшити процес подальшого облаштування, заздалегідь продумайте планування і розміщення меблів. Намалюйте детальну схему із зазначенням розмірів приміщень, розташування розеток, вікон і дверей. Розподіліть робочі зони з урахуванням специфіки відділів і потреб співробітників. Це заощадить час і сили під час переїзду.
3. Для безпечного транспортування речей Вам знадобляться коробки різних розмірів, пакувальний папір, скотч, стрейч-плівка, повітряно-бульбашкова плівка, маркери тощо. Не економте на якості матеріалів - від цього залежить збереження Вашого майна.
4. Щоб нічого не загубилося під час переїзду, промаркуйте кожну коробку із зазначенням відділу, вмісту та призначення (наприклад, "бухгалтерія, папки з документами, стелаж №2"). Складіть загальний список коробок з номерами - це допоможе проконтролювати доставку й уникнути плутанини.
5. Перед переїздом збережіть важливі дані на зовнішні носії, від'єднайте всі кабелі та дроти, промаркуйте їх. Упаковувати комп'ютери та оргтехніку краще у фірмові коробки або спеціальні транспортувальні кейси.

Про що не варто забувати під час переїзду офісу?

• Завчасно сповістіть контрагентів про майбутній переїзд і зміну адреси. Надішліть їм листи, оновіть інформацію на сайті та в соцмережах, замовте нові візитівки та бланки. Це дасть змогу уникнути непорозумінь і підтримати репутацію надійної компанії.
• Транспортування офісного майна вимагає професійного підходу та спеціального обладнання. Обирайте перевірену транспортну компанію з досвідом офісних переїздів, власним автопарком і штатом кваліфікованих вантажників.
• Заздалегідь продумайте схему розташування робочих місць, стелажів, шаф і техніки в новому офісі. Враховуйте норми ергономіки, інсоляції, пожежної безпеки. Оптимальне зонування підвищить комфорт співробітників і продуктивність праці.
• Не забувайте, що переїзд - це стрес не тільки для бізнесу, а й для персоналу. Людям потрібен час, щоб адаптуватися до нового місця та графіку роботи. Підтримайте співробітників у цей період - надайте відгули для облаштування робочих місць, організуйте зручний трансфер, виділіть кошти на купівлю нової техніки та меблів.
• Переїзд до нового офісу - привід привести до ладу корпоративну документацію. Внесіть зміни до установчих документів, трудових договорів, посадових інструкцій, внутрішніх положень і регламентів.